مهارت حل مسأله
چگونه مهارت‌های حل مسأله‌ی خود را بهبود ببخشیم و استراتژی‌های مؤثر حل مسأله را ایجاد نماییم?
مهارت حل مسأله‌ی مؤثر[۱] کلاً در مورد استفاده از فرآیند صحیح و پیروی از یک برنامه‌ی متناسب با یک مسأله‌ی معین است. برای یافتن استراتژی‌های مؤثر حل مسأله، فقط تشخیص اینکه تیم یا سازمان شما یک مسأله دارد کافی نیست. برای درک واقعی یک مشکل و توسعه‌ی راه‌حل‌های [راهکارهای][۲] مناسب، بهتر است از یک فرآیند یکپارچه[۳] تبعیت کنید، گام‌های لازم برای حل مسأله را دنبال کنید، و تمام مهارت‌های حل مسأله را به کار ببندید.
ما نخست هفت مرحله‌ی حل مسأله را ارائه خواهیم داد که شما و تیم‌تان می‌توانید برای حل مؤثر چالش‌های پیچیده‌ی کسب و کار از آنها استفاده کنید. همچنین، بررسی خواهیم کرد که هنگام جستجوی راهی برای دستیابی به فرآیند، چه استراتژی‌های حل‌مسأله‌ای را می‌توانید در تیم خود اعمال کنید. سپس مهارت‌های حل مسأله‌ای که برای اثربخشی بیشتر حل مسائل نیاز دارید را در کنار فعالیتی توضیح خواهیم داد که می‌توانید برای توسعه‌ی این مهارت در تیم خود به کار ببرید.
برویم سراغ اصل مطلب!
- فرآیند حل مسأله چیست؟
- چه گام‌های حل مسأله‌ای را باید دنبال کنم؟
- استراتژی‌های حل مسأله
- برای اینکه بتوانم یک حلال مسائل[۴] مفید باشم به چه مهارت‌هایی نیاز دارم؟
- چگونه می‌توانم مهارت‌های حل مسأله‌ی خود را بهبود ببخشم؟
آنچه در این مقاله خواهید یافت:
فرآیند حل مسأله چیست؟
حل مسأله، مثل پختن کیک است. می‌توانید بدون دستور پخت یا مواد مناسب مستقیم به آشپزخانه بروید و هر کاری می‌توانید انجام دهید، اما بعید است کیک شما خیلی خوشمزه شود!
به کار بردن یک فرآیند برای پختن کیک این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا از بهترین مواد بدون دور ریز استفاده کنید، از ابزارهای مناسب استفاده کنید، حساسیت‌های غذایی[۵] را لحاظ کنید، مشخص کنید کیک تولد است یا عروسی، و سپس کیک را به بهترین نحو و به موقع بپزید. نتیجه، کیک بهتری خواهد بود که با هدف متناسب است، طعم بهتری دارد و کثیف‌کاری کمتری در آشپزخانه به وجود می‌آورد. همچنین، شاید تزئین شکلاتی هم داشته باشد.
داشتن یک فرآیند گام به گام برای حل مسائل سازمانی[۶] این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا از هر مرحله‌ای با اسلوب و قاعده‌مند[۷] عبور کنید و اطمینان یابید که سعی در حل مسائل واقعی را دارید و مناسب‌ترین و مؤثرترین راه‌حل‌ها را انتخاب کنید.
چه گام‌های حل مسأله‌ای را باید دنبال کنم؟
همه‌ی فرآیندهای حل مسأله برای حرکت از شناسایی یک مسأله به سوی حل آن، از گام‌های مختلفی عبور می‌کنند.
بسته به مدل حل مسأله‌ی شما و به کسانی که نیاز دارید، چیزی بین ۴ تا ۹ گام حل مسأله وجود دارد که به منظور یافتن راه‌حل مناسب باید آنها را دنبال کنید. هر چارچوبی که شما و تیم‌تان استفاده کنید، آیتم‌های کلیدی‌ای وجود دارد که باید به منظور داشتن یک فرآیند مؤثر به آنها توجه کنید.
در این مطلب به فرآیندهای حل مسأله در منابعی همچون انجمن کیفیت آمریکا[۸] و رویکرد چهار مرحله‌ای آنها، و فرآیند شش مرحله‌ای Mediate پرداخته شده است.
با بررسی این فرآیندها و فرآیندهای حل مسأله‌ی خودمان، به یک توالی ۷ مرحله‌ای حل مسأله رسیده‌ایم که فکر می‌کنیم به بهترین شکل همه‌ی موارد لازم برای حل مؤثر مسائل را پوشش می‌دهد.
۱٫ شناسایی مسأله[۹]
اولین مرحله‌ی هر فرآیند حل مسأله عبارت است از شناسایی مسأله یا مسائلی که می‌خواهید حل کنید. استراتژی‌های مؤثر حل مسأله همیشه اینگونه آغاز می‌گردد: بیان آنچه که یک گروه اعتقاد دارد مسأله است و سپس دستیابی به اجماع در این خصوص که ابتدا به کدام مسأله رسیدگی شود. فعالیت‌های حل مسأله که در این مرحله استفاده می‌شوند، اغلب بر ایجاد یک بحث صریح و آشکار متمرکز است به گونه‌ای که مسائل بالقوه فاش شوند.
۲٫ تجزیه و تحلیل مسأله
هرچند که این گام با شناسایی مسأله خیلی فاصله‌ای ندارد، ولی تجزیه و تحلیل مسأله درخور بررسی جداگانه است. تجزیه و تحلیل مسأله اغلب بخش از قلم افتاده‌ی[۱۰] فرآیند است و هنگام توسعه‌ی راه‌حل‌های مؤثر بسیار کارساز[۱۱] است.
فرآیند تجزیه و تحلیل مسأله به معنای حصول اطمینان از این است که مسأله‌ای که به دنبال رفع آن هستید، مسأله‌ای واقعی است. به عنوان بخشی از این مرحله، باید عمیق‌تر نگاه کنید و بکوشید ریشه‌ی اصلی یک مسأله‌ی خاص را در سطح یک تیم یا سازمان بیابید.
به خاطر داشته باشید که استراتژی‌های حل مسأله نه تنها باید در برطرف کردن مشکلات در کوتاه‌مدت تمرکز کنند بلکه باید راه‌حل‌های بلندمدتی را توسعه بخشند که ریشه‌ی اصلی چالش‌های سازمانی را حل و فصل می‌کنند.
رویکرد شما هرچه باشد، تجزیه و تحلیل یک مسأله در توانایی انتخاب یک راه‌حل مناسب بسیار حیاتی است و مهارت‌های حل مسأله در این مرحله برای بقیه‌ی فرآیند سودمند است و تضمین می‌کند که راه‌حل‌های شما با هدف تناسب دارند.
۳. تولید راه‌حل
وقتی گروه‌تان جزئیات مسأله‌ای که می‌خواهید حل کنید را مشخص کرده باشد، شما جریان آزاد ایده‌هایی را تقویت می‌کنید که به حل آن مسأله مرتبط است. این کار می‌تواند قالب پروژه‌های حل مسأله را بگیرد که سبب تقویت فعالیت‌های تفکر خلاق[۱۲] یا حل مسأله‌ی طراحی‌شده برای تولید نمونه‌هایی[۱۳] از راه‌حل‌های محتمل می‌شود.
کلید تضمین موفقیت این مرحله از فرآیند حل مسأله، تقویت تفکر سریع و خلاق و ایجاد یک فضای پذیرا[۱۴] است که در آن همه‌ی ایده‌ها مورد توجه قرار خواهند گرفت. بهترین راه‌حل‌ها می‌توانند از جاهای غیرمحتمل و با استفاده از تکنیک‌های حل مسأله‌ای حاصل شوند که به ابتکارات اهمیت می‌دهند، و سبب می‌شوند شما به یک راه‌حل طلایی برسید.
۴٫ توسعه‌ی راه‌حل
هیچ راه‌حلی دقیقاً پشت در نیست. بحث و توسعه‌ی راه‌حل‌هایی که گروه‌تان طی مراحل قبلی حل مسأله ارائه داده‌اند برای رسیدن به بهترین راه‌حل بسیار حائز اهمیت است. پروژه‌های حل مسأله[۱۵] که در این مرحله استفاده می‌شوند شامل تفکر انتقادی، سنجش تلاش و اثر بالقوه، و بررسی تحلیلی راه‌حل‌های احتمالی است.
در طول این مرحله، شما معمولاً از تیم خود درخواست می‌کنید که راه‌حل‌های اولیه‌ی خود را بازگو کرده و بهبود ببخشند و آنها را بیشتر بسط دهند. به خاطر داشته باشید که استراتژی‌های حل مسأله همیشه از بیانات[۱۶] و نظرات بیشماری استفاده می‌کنند، و وقتی نوبت به این می‌رسد که کدام راه‌حل‌ها باید بیشتر توسعه داده شوند و ادامه یابند، اجازه نمی‌دهد منیّت[۱۷] دخیل باشد.
هدف همه‌ی کارگاه‌های آموزشی[۱۸] یافتن بهترین راه‌حل برای مسأله است و اینجا جایی است که می‌توانید مطمئن شوید راه‌حل شما کاملاً فکرشده، به اندازه‌ی کافی قوی و متناسب با هدف است.
۵٫ تصمیم‌گیری[۱۹]
تقریباً رسیدیم! وقتی گروه‌تان به اجماع دست یافت و راه‌حلی انتخاب کرد که به مسأله‌ی موجود اعمال می‌شود اکنون تصمیماتی برای اتخاذ خواهید داشت. شما می‌خواهید روی تخصیص مالکیت[۲۰] پروژه کار کنید، مشخص کنید چه کسی چه کاری انجام دهد، موفقیت راه‌حل چگونه اندازه‌گیری شود و برای اقدام بعدی تصمیم بگیرید.
مرحله‌ی تصمیم‌گیری بخشی از فرآیند حل مسأله است که ممکن است نادیده گرفته شود یا مورد توجه قرار گیرد. شکست در تخصیص صحیح نقش‌ها و برنامه‌ریزی در خصوص چگونگی پیاده‌سازی راه‌حل سبب موفقیت کمتر در حل مسأله می‌شود.
مسئولیت‌ها[۲۱]، اقدامات[۲۲]، چارچوب‌های زمانی[۲۳] و پیگیری‌های[۲۴] شفاف داشته باشید. این تصمیمات را اتخاذ کنید و مراحل بعدی را در کارگاه آموزشی حل مسأله توضیح دهید تا همه‌ی افراد همتراز باشند و بتوانید به شکل یک گروه به بهترین شکل به جلو حرکت کنید.
یکی از مهم‌ترین گام‌های حل مسأله تضمین این است که برای ارائه‌ی یک راه‌حل برنامه‌ریزی کنید. ثابت شده است در صورتی که مشکل حل نشده باشد، سنجش موفقیت یا تکرار دوباره بدون برنامه‌ریزی و نظارت[۲۵] کافی غیرممکن است.
۶٫ پیاده‌سازی راه‌حل[۲۶]
پیاده‌سازی راه‌حل همان چیزی است که منتظرش بودیم! همه‌ی استراتژی‌های حل مسأله هدف غایی پیاده‌سازی راه‌حل و حل مسأله را دنبال می‌کنند.
به خاطر داشته باشید که برای موفقیت هر راه‌حلی، باید در همه‌ی مراحل قبلی حل مسأله، متفکرانه به گروه خود کمک کنید. فقط در این صورت می‌توانید مطمئن شوید که مسأله‌ی واقعی را حل می‌کنید و همچنین راه‌حل درستی را توسعه دادهاید و بعداً می‌توانید آن راه‌حل را با موفقیت پیاده‌سازی کرده و اثر آن را اندازه بگیرید.
مدیریت پروژه[۲۷] و مهارت‌های ارتباطی[۲۸] در اینجا بسیار مهم هستند – شاید راه‌حل شما در دنیای واقعی نیاز به تعدیل داشته باشد یا شاید چالش‌های جدیدی را در این راه کشف نمایید.
۷٫ ارزیابی راه‌حل
شما و تیم‌تان یک راه‌حل عالی برای یک مسأله ارائه کرده‌اید و حس درونیتان می‌گوید که این مسأله حل شده است. کار تمام شده است، درست است؟ خیر، غلط است. همه‌ی استراتژی‌های حل مسأله از ارزیابی، بررسی و بازخورد استفاده می‌کنند. شاید متوجه شوید که این راه‌حل برای همه سودمند نیست، شاید مشکلات جدیدی به وجود آورد یا احتمالاً آنقدر موفق باشد که بخواهید آن را در تیم‌های بزرگتر یا به عنوان بخشی از ابتکارات[۲۹] دیگر ارائه دهید.
بدون صرف وقت برای ارزیابی موفقیت راه‌حلی که در مدل حل مسأله‌ی خود توسعه دادهاید و در صورت لزوم تعدیل آن راه‌حل، هیچ کدام از این موارد امکان‌پذیر نخواهد بود.
به خاطر داشته باشید که فرآیند حل مسأله اغلب تکراری[۳۰] است و ممکن است عدم حل مشکلات پیچیده در اولین تلاش بسیار پیش پا افتاده باشد. حتی در این مورد نیز شما و تیم‌تان یادگیری تولید کرده‌اید که برای کارگاه‌های آموزشی بعدی حل مسأله یا سایر بخش‌های سازمان حائز اهمیت خواهد بود.
سخن پایانی
ذکر این نکته ضروری است که در سرتاسر فرآیند حل مسأله، نگه داشتن سوابق بسیار حائز اهمیت است. اگر یک راه‌حل جواب نداد، باید اطلاعات و مدارکی داشته باشید که بررسی کنید چرا جواب نداده است. اگر به نقطه‌ی صفر برگشتید، یادداشت‌های مربوط به کارگاه آموزشی قبلی می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان به شما کمک کند. داده‌ها و بینش در هر مرحله از فرآیند حل مسأله ارزشمند است و تفاوتی ندارد کدام مرحله باشد.
[۱] Effective problem solving
[۲] solutions
[۳] solid
[۴] problem solver
[۵] allergies
[۶] organizational problems
[۷] methodically
[۸] American Society for Quality
[۹] Problem identification
[۱۰] overlooked
[۱۱] instrumental
[۱۲] creative thinking
[۱۳] working prototypes
[۱۴] open
[۱۵] Problem solving games
[۱۶] voices
[۱۷] ego
[۱۸] workshops
[۱۹] decision making
[۲۰] allocating ownership
[۲۱] accountabilities
[۲۲] actions
[۲۳] timeframes
[۲۴] follow-ups
[۲۵] oversight
[۲۶] Solution implementation
[۲۷] Project management
[۲۸] communication skills
[۲۹] initiatives
[۳۰] iterative
